Как составить штатное расписание в excel. Штатное расписание

). Как его составлять и в чем особенности этого процесса, мы поговорим в данной статье.

Штатное расписание – это документ, где содержится структурный состав сотрудников компании, перечень должностей, штатных единиц, данные об окладах, надбавках, зарплаты в целом. Документ формируется на основе Устава компании или специального положения.

Для его оформления используется . В принципе, закон прямо не обязывает компании иметь сформированное штатное расписание, но Роскомстат обязывает все компании вести учет оплаты труда и сопутствующей первичной документации.

Соответственно и нанимать сотрудников можно только на основе имеющегося штатного расписания, где указаны должности, структурные подразделения. Это правило касается найма сотрудников не только на основное место работы, но и на должности по совместительству.

Как правило, формированием этого документа занимается бухгалтерия, но Квалификационный справочник возлагает эту обязанность на экономиста по труду. Но поскольку эта должность часто отсутствует на предприятиях, часто ответственного за эту работу руководитель назначает самостоятельно.

В том случае, когда эта обязанность возлагается на сотрудника, который не должен заниматься этими вопросами в соответствии с закрепленными за ним функциональными обязанностями, для утверждения за ним этих функций выдается специальный приказ.

Формируя штатное расписание на 2016 год , надо знать, что название должности в нем и трудовом договоре, составленном с сотрудником, должно точно совпадать.

Создать штатное расписание на 2016 год надо до конца 2015 года, но утвердить его надо на 1 января 2016-го. Чтобы оно набрало законную силу, руководитель компании должен провести его отдельным приказом. Обратите внимание, что если за прошедший год оно не изменялось или изменения были незначительными, утверждать его наново в будущем году не обязательно. Можно только составить список изменений.

Еще одно важное правило – заполнение формы Т-3 не может сокращать документ, но может его слегка расширять. Скажем, если какой-то раздел не востребован, его не удаляют, но и не заполняют. В какой последовательности располагать позиции расписания определяет руководитель компании.

В каждом подразделении должны быть указаны не только штатные должности, но так же и специализация сотрудников. Причем должности надо указывать в порядке убывания от высшей до самой младшей должности. Их наименования пишутся в именительном падеже. Если штатное расписание предусматривает наличие неполных штатных единиц, их надо привести в графе 4, указав доли 0,25; 0,5.

Заполняя образец заполнения штатного расписания , чаще всего допускают ошибки в графе оклада. Обычно там указывают не фиксированную ставку, а ее диапазон. Чтобы определить точную цифру, надо обратиться к приказу о штатном расписании, сложить суммы окладов. А для отражения диапазона оклада, который получают сотрудники на разных должностях, существует графа о надбавках.

Задачи штатного расписания

Логично возникает вопрос, зачем нужно официально оформленное штатное расписание в компании? Прежде всего, как доказательство в суде, когда возникает вопрос о трудоустройстве сотрудника. Ведь в случае сокращении должности работодатель должен предложить увольняемому сотруднику что-то в качестве альтернативы. А если это невозможно, он должен это доказать. Поэтому данный документ является веским доказательством в суде, если он оформлен правильно: пронумерован, прошит, скреплен печатью и завизирован руководителем или главбухом.

Печати и подписи на документе

Независимо от того, на скольких листах составлено штатное расписание, подписываться должен последний лист в строго указанном месте. Хотя существуют моменты, когда необходимо подписать каждый лист. В этом случае в форме доставляются специальные строки, на которых и ставится роспись. Такое происходит чаще всего тогда, когда надо утвердить штатное расписание руководителем филиала до его утверждения в главном офисе. Обратите внимание на то, что на форме № Т-3 ставить печать не обязательно.

Внесение изменений в штатное расписание

В тех случаях, когда в компании вводятся новые должности, упраздняются старые, формируются новые отделы, изменяется состав сотрудников, эти изменения надо отразить в штатном расписании. Если при этом формируется приказ об изменении штатного расписания, в нем надо указать следующие причины:

Расширение или сокращение производства компании;
ликвидация повторяющихся обязанностей;
внесенные изменения в законодательстве, которые требуют соответствующим образом изменить штатное расписание;
улучшение работы руководящих структур;
реорганизация формы.

Все изменения штатного расписания должны соответственно фиксироваться в личных карточках сотрудников и их трудовых книжках. Но на это надо получить согласие сотрудника в письменном виде.

Когда необходимо изменить оклад сотруднику, ему об этом сообщают за два месяца до наступления факта. Событие обязательно надо зафиксировать в штатном расписании, а также в дополнительном соглашении к штатному договору. Хотя в принципе, любые изменения в данном расписании необходимо доводить до сведения сотрудников, и только после этого вносить изменения в трудовую книжку и штатное расписание. Для этого оформляется отдельное документальное решение работодателя. Например, приказ. Подробности можно уточнить в п. 3.1 Инструкции № 69.

Понятие штатной расстановки

Поскольку во многих компаниях наблюдается большая текучка кадров, в работе часто используется так называемая штатная расстановка – штатный список должностей организации. Главное преимущество этого документа – возможность быстро вносить в него изменения без различной сопроводительной документации. Например, она не требует издания соответствующего приказа, чтобы провести внесенные изменения.

Поскольку бланк формы Т-3, то есть штатное расписание, дает только представление об общем количестве штатных единиц в компании, по нему невозможно узнать, занята должность или вакантна, кто нее занимает. А штатная расстановка содержит сведения об имени сотрудника, какую должность он занимает, в каком статусе она находится.

Таким образом формируется штатное расписание на 2016 год (образец скачать).

Штатным расписанием называется обязательный нормативный акт, который не содержит фамилии сотрудников организации. Цель этого документа - предоставить четко сформулированную конфигурацию предприятия.

А именно:

• Состав.
• Количество сотрудников.
• Сумма денежных средств, затраченная на выплаты.

Документ является локальным, т.е. внутренним документом работодателя. Бумага вступает в силу после того, как руководитель предприятия подпишет приказ об утверждении штатного расписания (ШР). Налоговая проверка или трудовая инспекция вправе потребовать этот документ. Его отсутствие является нарушением законодательства об охране труда.

Любая организация с начала своей деятельности обязана иметь определенные нормативные акты. Далее каждого нового сотрудника необходимо ознакомить с действующими документами предприятия. Сделать это следует до подписания трудового соглашения.

Штатное расписание (форма Т-3) формируется на предприятии либо с начала его деятельности, либо с начала текущего года. Руководитель утверждает документ соответствующим приказом. Текст приказа подтверждает факт вступления в силу действия штатного расписания. После того, как бумага была подписана уполномоченным лицом, ее регистрируют в соответствующем журнале. Это процесс сопровождается присвоением приказу регистрационного номера. Точный срок хранения приказа и расписания не регламентирован.

Приказ об изменении штатного расписания отменяет предыдущий документ с целью последующего утверждения нового.

Срок действия - на усмотрение распоряжения руководителя: от года и более. При смене структуры предприятия целесообразней внести изменения в ШР, чем утверждать новое. Работодатель подписывает приказ о внесении изменений в ШР, на основании которого проводятся необходимые корректировки. Если планируется расширение штата или наоборот, произошло массовое сокращение, следует составить новую форму Т-3.

Форма и содержание

Руководитель вправе самостоятельно разработать бланк документа, принимая во внимание деятельность предприятия и его потребности. Ранее принятые формы бланков с января 2013 года не являются обязательными. Большинство работодателей не знают, как составить штатное расписание, и поэтому в качестве бланка используют унифицированную форму № Т-3. Она удобна в заполнении и содержит все нужные данные. Бланк Т-3 и порядок его заполнения утвержден постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.01.2004 года. В данном документе должны быть следующие составляющие:

1. перечень структурных подразделений;
2. код подразделения;
3. должность, специальность, классификация;
4. количество штатных единиц;
5. должностные оклады;
6. надбавки;
7. фонд оплаты труда.

Обязанности по заполнению этой формы возлагаются на кадровиков. В отдельных случаях данная задача выполняется бухгалтером или руководителем предприятия. На основании вышеизложенного кадрового документа работодатель вправе разработать штатную расстановку. Ведется она в электронном виде в excel и позволяет фиксировать данные о замещении сотрудников.

Правила заполнения

В обязательном порядке в документе указывается полное название организации согласно учредительным документам. Также, помимо даты составления штатной расстановки, указывается дата вступления ее в силу и срок действия. В верхнем правом углу указывается количество штатных единиц на день составления документа.

В первой колонке указываются структурные подразделения организации, начиная с руководителя (администрации). Далее в свободной интерпретации, не отступая от общепринятых понятий. Это касается коммерческих организаций. Для госучреждений разница в заполнении документа в том, что они обязаны следовать требованиям общероссийских классификаторов и других нормативных документов. В дальнейшем это позволит вышедшим на пенсию работникам беспрепятственно воспользоваться полагающимися льготами. Код подразделения облегчает ведение документооборота и устанавливается каждой организацией самостоятельно.

Касаемо должностей в ШР, количества человек, занятых на производстве – здесь каждая организация исходит из личных потребностей и рентабельности предприятия.

В графе «тарифная ставка» все показатели указываются в рублях. В случае, когда сумма оклада не имеет точного значения, определяются возможные границы: от и до (15 000-20 000).

1. Премии.
2. Доплаты.
3. Компенсационные пособия.

Размер надбавки указывается в рублевом исчислении, либо в процентах.

Следующая колонка суммирует предыдущие тарифные показатели и умножает их на количество штатных единиц. Получившаяся цифра - фонд оплаты труда (фот) за месяц.

Штатное расписание ИП не отличается от аналогичного документа для ООО или любой другой организации. Согласно Трудовому Кодексу РФ при заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить потенциального работника со “штаткой”. Многие индивидуальные предприниматели не спешат составлять данный нормативный документ. Такое игнорирование грозит штрафом.

Согласно ст. 5.27 Кодекса об Административных правонарушениях, размер штрафа для должностного лица варьируется в пределах 1 000 руб. – 5 000 руб. Организации такое нарушение обойдется в сумму от 30 до 50 000 руб.

Когда и как вносить изменения

При незначительных изменениях достаточно поправки к расписанию. Прежде чем провести масштабное изменение ШР, работодатель обязан оповестить работников о предстоящем действии за два месяца. Таким образом, дата приказа о введении изменений и дата вступления изменений в силу отличаются. Основанием для проведения корректировки является необходимость:

• изменить тарифную ставку;
• сократить персонал;
• переименовать должность;
• изменить форму оплаты труда.

Так как любое перемены затрагивают интересы сотрудников, работодатель автоматически вносит изменения и в трудовые договора. Образец приказа об изменении штатного расписания можно скачать здесь.

Выписка

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ, сотрудник любой организации, а также проверяющие органы могут запросить выписку из документа путем письменного запроса. Выписка из ШР оформляется по всем правилам и содержит конкретную информацию. Если головное предприятие имеет несколько подразделений, то после составления и утверждения штатрасписания для них формируется выписка. Отличие основного документа от выписки в том, что последняя перед наименованием помечается словом «выписка» и воспроизводит только необходимую часть документа.

Унифицированная форма Т 3 – унифицированная форма штатного расписания, то есть документа, который определяет кадровую структуру организации, в том числе иерархию и количество должностей, а также оплату по каждой позиции. Форму штатного расписания Т 3 скачать можно из этой статьи.

Читайте в статье:

Она пригодится сотрудникам отдела кадров, которые разрабатывают "штатку", а также бухгалтерам – чтобы обосновать льготы по налогам и доказать обоснованность расходов.

Штатное расписание: форма Т 3

Штатное расписание - это локальный акт, в котором представлено в сводном виде разделение труда на фирме. Его составляет отдел кадров на всю организацию в целом – с учетом ближайших планов организации по найму персонала исходя из существующих потребностей и производственных задач.

Трудовой кодекс не обязывает каждую фирму оформлять такой документ. Но иметь штатное расписание все-таки желательно, чтобы у организации и в бухгалтерии всегда были актуальные данные о:

• текущей численности сотрудников и составе вакантных должностей;
• фонде оплаты труда в расчете на любой промежуток времени;
• соответствии кадровой структуры фирмы ее стратегии и перспективам развития.

Также при наличии штатного расписания бухгалтеру проще подтвердить льготы по налогам и доказать обоснованность расходов при налогообложении.

Как правило, сотрудников принимают на работу уже после утверждения локальных документов фирмы. Поэтому в договорах, трудовых книжках и иных кадровых документах названия должностей и размеры окладов должны строго соответствовать позициям штатного расписания. Иначе сотрудники столкнутся с затруднениями при получении государственных социальных, пенсионных и медицинских выплат.

Унифицированная форма Т 3 штатное расписание

С 2013 года у коммерческих фирм и предпринимателей при организации документооборота появился выбор – пользоваться унифицированными бланками или самостоятельно разработать и утвердить собственные бланки. Важно лишь включить в них все реквизиты, обязательные для «первички» и предусмотренные ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Проблема выбора затронула и кадровую документацию. Теперь организации вправе:

• либо использовать штатное расписание бланк Т-3, если он утвержден руководителем отдельно или в составе учетной политики;
• либо применять бланк, разработанный самостоятельно и утвержденный руководителем.

Унифицированная форма штатного расписания выглядит так:

Скачать бесплатно штатное расписание

Форма штатного расписания Т-3 образец заполнения

Требований к штатному расписанию не так много. Во-первых, во избежание нарушений трудового законодательства, для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми задачами устанавливается одинаковая зарплата. Ведь оплата должна быть равной за равноценный труд. Во-вторых, если в рамках одной специальности существуют различные сложность и ответственность работы, объем прав и обязанностей, то в названиях должностей должны отразиться эти различия. Например, можно использовать слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

Составленную «штатку» подписывают главный бухгалтер и сотрудник службы кадров. Если фирма большая, и документ занимает несколько листов, то главный бухгалтер может расписаться в конце документа и на каждом его листе.

Утвердить новую «штатку» должен руководитель организации - приказом. Унифицированной формы приказа нет, фирма составляет его по своим правилам. Обязательное требование – в приказе должна быть дата, с которой действует штатное расписание. Дата может отличаться от дня, когда издали приказ, или совпадать.

Менять что-либо в штатном расписании следует только по мере изменения кадровой ситуации. Если она стабильная, пересматривать документ каждый год не нужно. Срок действия «штатки» не ограничен.

Структурным подразделениям фирм составлять собственное штатное расписание не нужно. В подразделения и филиалы направляют выписку из утвержденного штатного расписания или его копию.

Доводить содержимое «штатки» до сотрудников не обязательно, так как документ не регулирует трудовую деятельность. Кадровые сведения, которые касаются конкретного сотрудника, он узнает из своего трудового договора. Но обязанность знакомить персонал со штатным расписанием может быть установлена, например, коллективным договором

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Прием работников на работу осуществляется в соответствии со штатным расписанием. Оно утверждается приказом руководителя организации или другим уполномоченным лицом по приказу или доверенности.

Обратите внимание на раздел надбавки. Здесь может быть отражена специфика предприятия. Надбавки могут быть за коммерческую тайну, стаж работников, вредность, особые заслуги перед организацией, учёную степень и т.п.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание применяется для официального оформления структуры, состава штата, его численности в соответствии с действующим Уставом организации. Штатное расписание утверждается руководителем или уполномоченным им лицом (и составляется ими же, так как требуемая должность экономиста по труду, который обязан составлять расписание, есть не на всех предприятиях) и содержит такую информацию:

Перечень существующих на предприятии должностей;
- количество единиц в штате;
- месячный фонд оплаты труда;
- суммы должностных окладов и надбавок;
- перечень структурных подразделений.

При этом следует помнить, что должность работника в трудовом договоре должна в полной мере соответствовать должности в штатном расписании, а наименование ее при занесении в документ не сокращается. А сами должности вносятся туда, опираясь на Классификатор профессий, ибо любое несоответствие может повлечь за собой трудности при оформлении пенсии. Запись должностей идет в убывающем порядке, начиная с самой главной.

Расписание составляется на конкретную дату с указанием периода действия и в одном экземпляре, который находится в бухгалтерии предприятия. Кроме того, документ прошивается и скрепляется подписями руководителя, главного бухгалтера, а затем печатью компании. Допущенные ошибки в этом документе нельзя исправлять с помощью корректора. Большинство из них совершаются в окладах. Исправить ситуацию можно аккуратным зачеркиванием с написанием правильных цифр и подписью составляющего штатное расписание лица. Остальные же изменения (например, ввод должности, если забыли указать, или ее исправление, если указали неправильно) происходят с помощью приказов руководителя.

Если же говорить о прямом назначении штатного расписания, то оно заключается в том, чтобы в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций, предъявить указанные там данные в суде. Поэтому при правильном составлении документа, всегда можно рассчитывать на выигрыш судебного дела.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру