1. Общие положения.
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).
1.2. Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей структурных подразделений предприятия.
1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа I категории не менее года.
1.4. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.5. В своей работе начальник отдела делопроизводства должен руководствоваться:
1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.
1.5.2. Инструкцией по делопроизводству. <...>
1.5.4. Регламентом работы аппарата управления предприятия.
1.5.5. ... (иное - указать конкретно).
1.6. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам делопроизводства.
1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.
1.6.3. Функции и задачи отдела делопроизводства, возможности отдела по их выполнению.
1.6.4. Полномочия сотрудников отдела делопроизводства, график (режим) их работы.
1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.6. Основы организации работы аппарата управления предприятия.
1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.
1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства.
1.6.9. Правила и нормы охраны труда.
1.6.10. ... (иное - указать конкретно).
1.7. Начальник отдела делопроизводства должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч... (указать конкретно наиболее важные).
1.8. Начальник отдела делопроизводства подчиняется заместителю директора по управлению.
1.9. Начальнику отдела делопроизводства подчиняются все сотрудники отдела.
1.10. На время отсутствия начальника отдела делопроизводства его замещает начальник группы хранения документов.
2. Обязанности.
2.1. Начальник отдела делопроизводства обязан:
2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы отдела делопроизводства, неся ответственность за последствия принимаемых решений.
2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие сотрудников отдела делопроизводства, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.1.6. Руководить планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представлять проект плана работы на рассмотрение заместителя директора по управлению.
2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях и на рабочих местах отдела делопроизводства.
2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей отдела делопроизводства.
2.1.9. Руководить работой по организации делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.1.11. Возглавлять работу по разработке унифицированных систем документации, табелей и альбомов форм документов, а также классификаторов документированной информации.
2.1.12. Обеспечивать своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.1.13. Руководить работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.1.14. Осуществлять организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).
2.1.16. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы отдела делопроизводства. <...>
2.1.18. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.
2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.20. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы отдела делопроизводства и системы делопроизводства предприятия в целом.
2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.1.22. ... (иное - указать конкретно).
3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
3.1.2. Давать сотрудникам отдела делопроизводства указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.
3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
3.1.5. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы отдела делопроизводства. <...>
3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства компании.
3.1.8. Требовать от сотрудников отдела делопроизводства своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы.
3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.
3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.
3.1.11. ... (иное - указать конкретно).
4. Взаимоотношения по должности.
4.1. Начальник отдела делопроизводства осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организации работы отдела делопроизводства, функционирования системы делопроизводства предприятия.
4.1.2. С сотрудниками отдела делопроизводства - по вопросам организации работы отдела, отнесенным к их компетенции.
4.1.3. С начальниками структурных подразделений - по вопросам взаимодействия отдела делопроизводства с соответствующими подразделениями.
4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений). <...>
4.3. ... (иное - указать конкретно).
5. Ответственность.
5.1. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы отдела делопроизводства, организации делопроизводства предприятия.
размер шрифта
ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 19-04-96 150 О ТАРИФНО - КВАЛИФИКАЦИОННЫХ ХАРАКТЕРИСТИКАХ (ТРЕБОВАНИЯХ) ПО ДОЛЖНОСТЯМ... Актуально в 2018 году
Заведующий делопроизводством
4 - 5 разряды
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению делопроизводства. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет систематический контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по приему документов, в том числе приказов и распоряжений руководства, их регистрацию, учет и передачу в соответствующие структурные подразделения, хранение документов текущего делопроизводства, формирование дел и их сдачу на государственное хранение. Составляет инструкции по ведению делопроизводства, номенклатуру дел. Разрабатывает предложения по совершенствованию системы делопроизводства, организует их внедрение, принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами. Осуществляет контроль за правильным хранением документов, их своевременной сдачей в архив. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Готовит и представляет необходимую отчетность, обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, нормативные, методические и другие руководящие документы по организации делопроизводства; схему документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, представления установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; средства механизации управленческого труда; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
Требования к квалификации по разрядам оплаты.
Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет:
4 разряд - при заведовании несекретным делопроизводством с объемом документооборота до 15 тысяч документов в год или при заведовании секретным делопроизводством с объемом поступления до 1000 грифованных документов и изделий в год;
5 разряд - при заведовании несекретным делопроизводством с объемом документооборота свыше 15 тысяч документов в год или при заведовании секретным делопроизводством с объемом поступления свыше 1000 грифованных документов и изделий в год.
Данная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.
| Инструкция для должности "Начальник отдела не тайного делопроизводства
", представленная на сайте , соответствует требованиям документа - "Справочник профессионально-квалификационных характеристик типовых должностей рядового и начальствующего состава государственной службы специальной связи и защиты информации Украины", который утвержден и введен в действие приказом Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины от 08.08.2009 № 171. Согласовано Министерством труда и социальной политики Украины 10 июля 2009. Статус документа - "действующий" . |
|
Предисловие
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Начальник отдела не тайного делопроизводства" относится к категории "Руководители".
1.2. Квалификационные требования - полное высшее образование соответствующего профессионального направления по образовательно-квалификационному уровню магистра, специалиста. Последипломное образование в сфере управления. Стаж работы в сфере делопроизводства не менее 2 лет или на руководящих должностях в других сферах экономической деятельности не менее 5 лет.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- Конституцию Украины, законодательство Украины и нормативно-правовые акты Госспецсвязи по вопросам, касающихся организации делопроизводства, Дисциплинарный устав, государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру Госспецсвязи;
- организацию делопроизводства, схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок передачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- организационную технику и другие технические средства управленческого труда в сфере делопроизводства;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила делового этикета;
- правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;
- основные принципы работы на компьютере и соответствующие программные средства. Должен владеть государственным языком.
1.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Руководит и организует работу личного состава отдела (сектора) по ведению не тайного делопроизводства в органе Госспецсвязи.
2.2. Разрабатывает и внедряет проекты инструкций по ведению делопроизводства и технологических процессов работы с документами и другими информационными материалами, поступающими в отдел (сектор) не тайного делопроизводства.
2.3. Осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства в органе Госспецсвязи.
2.4. Обеспечивает своевременную обработку входящей и исходящей корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.5. Организует работу по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения органа Госспецсвязи приказов и распоряжений руководства и других документов не тайного делопроизводства.
2.6. Контролирует соблюдение установленных правил формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.7. Обеспечивает печатания и размножения служебных документов, оформление командировочных документов и регистрацию личного состава (представителей других предприятий, учреждений, организаций), который прибывает в командировку в орган Госспецсвязи.
2.8. Участвует в планировании, организации и совершенствовании деятельности участков не тайного делопроизводства Госспецсвязи.
2.9. Разрабатывает унифицированные системы документации различного назначения, организует внедрение и ведение системы документации на электронных носителях.
2.10. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращение их количества, готовит предложения по обеспечению оптимизации документооборота.
2.11. Изучает и обобщает передовой отечественный и мировой опыт в сфере документального обеспечения, участвует в разработке нормативно-методических материалов по документальному обеспечению.
2.12. Принимает меры по обеспечению личного состава отдела (сектора) не тайного делопроизводства органа Госспецсвязи необходимыми инструктивными и справочными материалами, оргтехникой и иными средствами, необходимыми для выполнения служебных обязанностей, способствует повышению его квалификации.
2.13. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.14. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
3.1. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
4.1. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5. Специализация
5.1. Имеет право: по поручению руководства представлять отдел (сектор) в других органах Госспецсвязи, органах государственной власти, органах местного самоуправления по вопросам организации и ведения делопроизводства; осуществлять в пределах своих полномочий и установленного регламента деловая переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями; в установленном порядке получать статистические и оперативные данные, необходимые для выполнения служебных обязанностей; вносить предложения руководству по вопросам совершенствования работы по ведению не тайного делопроизводства; принимать меры по поощрению и наложению взысканий на личный состав отдела (сектора) не тайного делопроизводства.
I. Общие положения1.1. Заведующий канцелярией отвечает:
1.1.1. За работу канцелярии, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников канцелярии.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).
1.3.2. Положением о канцелярии (инв. N ...).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности канцелярии.
1.4.2. Организацию делопроизводства.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Схему организационного взаимодействия канцелярии со структурными подразделениями предприятия.
1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.6. Основы научной организации труда делопроизводства.
1.4.7. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
1.4.8. Правила эксплуатации технических средств автоматизации и механизации делопроизводства.
II. Общие должностные обязанности
2.1. Заведующий канцелярией обязан:
2.1.1. Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств канцелярии в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
III. Специальные должностные обязанности
3.1. Заведующий канцелярией обязан:
3.1.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3.1.2. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3.1.3. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
3.1.4. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.
3.1.5. Принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
3.1.6. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
3.1.7. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
3.1.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний, организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
3.2. Заведующий канцелярией должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего канцелярией соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
IV. Права работника
4.1. Заведующий канцелярией имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности канцелярии - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников канцелярии - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы канцелярии (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.
V. Ответственность. Порядок оценки труда работника
5.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы канцелярии.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего канцелярией является полнота, своевременность и качество исполнения ею должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).
1.Общие положения:
1.1. Структурное подразделение:
- отдел делопроизводства
1.2. Порядок назначения и освобождения от должности:
на основании приказа Генерального директора и заключенного Трудового договора
1.3. Непосредственное подчинение:
генеральному директору
1.4. Дополнительные распоряжения и указания от: Членов совета директоров, генерального директора
1.5. При отсутствии на рабочем месте, его замещает:
специалист отдела делопроизводства
1.6. В подчинении у руководителя службы секретариата:
1.7. В своей деятельности руководитель службы секретариата руководствуется:
- настоящей должностной инструкцией;
- приказами (указаниями) непосредственного руководства;
- инструкцией по делопроизводству (документообороту);
- иными нормативными документами, принятыми и утвержденными в Компания;
- трудовым договором;
- действующим законодательством РФ.
1.8. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
- положения, постановления, приказы, распоряжения, инструкции и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;
Структуру и руководящий состав Компании и ее региональных представительств;
- машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации ПК, факса и другой оргтехники, используемой в работе;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, принятые в Компании.
1.9. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за выполнение своих обязанностей, установленных должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством РФ.
2. Задачи:
2.1. Начальник отдела делопроизводства руководит работой сотрудников данного структурного подразделения, рационально распределяет полномочия и поставленные задачи, определяет степень ответственности, следит за выполнением подчиненными своих должностных обязанностей;
2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции;
2.3. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации;
2.4. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний, рабочих групп, и обеспечивать их материальное и техническое обслуживание;
2.5. Контролирует обеспечение структурного подразделения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;
2.6. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в Компании;
2.7. Взаимодействует по направлениям своей работы с руководителями структурных подразделений Компании;
2.8. Организовывает работу по архивации документов Компании на бумажных носителях;
2.9. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы;
2.10. Соблюдает установленные в Компании правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в структурное подразделение.
3. Должностные функции
3.1. Направления деятельности
1. Контроль за деятельностью подчиненных сотрудников:
Специалист отдела делопроизводства
3.2. Должностные функции
1. Контролирует работу сотрудников отдела делопроизводства, вносит замечания и предложения для более эффективной работы. Следит за выполнением поставленных задач;
3.3. Приказы и распоряжения
1. На основании соответствующих распоряжений начальник готовит проекты приказов и распоряжений.
2. Обеспечивает правильность оформления проектов данных документов.
3.4. Документы
1. Представляет на рассмотрение, согласование и утверждение руководству договоры, письма, исходящие, входящие и иные внутренние документы.
2. Ведет журнал учета всей документации.
4. Полномочия
Для наиболее эффективного выполнения своих служебных обязанностей, начальнику отдела делопроизводства предоставляются следующие полномочия;
- право на получение информации в пределах компетенции, в том числе конфиденциальной;
- право составлять, визировать, согласовывать документы, принятые к обороту внутри службы;
- вносить предложения по изменению штата структурного подразделения и совершенствованию его работы (повышение квалификации);
- вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам оптимизации, учета и обеспечения документооборота Компании, совершенствования форм и методов организации труда;
Право запрашивать информацию от руководителей структурных подразделений Компании, относящуюся к сфере деятельности;
Право обращаться к непосредственному руководителю, его заместителям, начальникам структурных подразделений по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники, а также получения информации необходимой для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий;
- право принимать решения в пределах своей компетенции;
Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств компании;
Знакомится с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.
5. Ответственность
Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за:
- некачественное и несвоевременное выполнение всех закрепленных за ним основных задач и функций;
- полноту, достоверность и своевременность предоставляемой отчетности и информации;
- правильность разработки и осуществления мероприятий, направленных на решение конкретных вопросов;
- правильность применения положений, тех или иных инструктивных документов Компании;
Нарушение этики поведения в общении с сотрудниками;
- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка Компании;
- за разглашение информации, являющейся коммерческой тайной.
6. Оценка эффективности
Эффективность работы отдела делопроизводства, оценивается непосредственно генеральным директором на основе следующих показателей:
- выполнение поставленных задач в установленные сроки;
- рациональность и полнота проработки поставленных задач;
Четкость организации и контроль исполнения мероприятий в рамках поставленных задач;
- самостоятельность выполнения своих должностных функций;
- стремление к профессиональному росту и повышению уровня профессиональной компетентности;
- этичность поведения (вежливость, обязательность) в общении с посетителями и сотрудниками фирмы;
- соблюдение правил трудовой дисциплины, установленного графика работы.
7. Квалификационные требования
На должность Начальника отдела делопроизводства принимается лицо, имеющее высшее образование или имеющее опыт работы в должности руководителя службы секретариата не менее 2 лет.
